Três documentos, uma conferência
Receber bem é comparar três coisas: o que foi pedido, o que a nota fiscal diz e o que de fato chegou. Item, quantidade, unidade e preço precisam bater entre o pedido e a nota; quantidade e estado precisam bater entre a nota e o material.
Atenção à unidade. Se o pedido foi em caixas e a nota veio em metros quadrados, faça a conversão antes de concluir que há falta ou sobra.
Conferência cega
Na conferência cega, quem conta o material não vê a quantidade da nota. A pessoa registra o que contou e o sistema compara depois. Isso evita a tendência de confirmar o número que já está no papel.
Roteiro na doca
Use o roteiro abaixo como ponto de partida e ajuste à rotina da loja.
- Confira se a nota corresponde a um pedido aprovado.
- Conte e confira o material, de preferência sem ver a quantidade da nota.
- Separe e fotografe avarias antes de assinar o canhoto.
- Registre faltas, sobras e avarias item por item.
- Combine com o fornecedor o que fazer com cada divergência e registre o acordo.
- Só então dê entrada no estoque.
Recebimento no Pilar
No Pilar ERP, a nota de entrada é conferida contra o pedido de compra. Faltas e sobras ficam registradas antes da atualização do saldo, e o pedido mostra o que ainda falta entregar.
Cada entrada fica ligada à nota e ao pedido, e o histórico mostra quem conferiu e quando.
Perguntas frequentes
Posso dar entrada e conferir depois?
Não é recomendado. O material entra como disponível e pode ser vendido antes de alguém perceber uma falta. Confira primeiro e depois atualize o saldo.
O que fazer com uma avaria?
Registre a avaria na hora, com foto, e combine com o fornecedor a devolução, a reposição ou o abatimento. Não deixe o item avariado no saldo disponível.